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推动电子档案管理，为什么对每个组织都很重要？

2020/06/10

档案电子化趋势明显，

电子档案管理内驱力强

随着计算机技术、互联网的高度发展，办公自动化已成为常态，随之而来的是海量的电子文件。而年初疫情导致的远程办公，由于交流、审批、服务乃至签约等过程的在线化，更是催生了数以亿计的电子文件。

与此同时，为适应电子政务、电子商务的高速发展，国家层面近期出台了系列通知规定，明确了电子会计凭证、政务服务电子文件的归档形式和法律效力，给电子文件的归档和电子档案的管理带来极大的发展空间。

可以预见，随着国家信息化、档案信息化建设的进一步推进，电子档案单轨管理的趋势将更加明显，在未来很可能还会拓展至各门类电子文件和电子档案，迎来真正的电子档案时代。

对各机关、企事业单位而言，推动电子档案管理，不仅是迎合国家战略发展的需要，也是自身长久发展的必然选择。

推动电子档案管理，

为什么对每个组织都很重要？

除了上述因素，电子档案自身的特点、能更大发挥档案价值、促进组织转型优化，也是非常重要的原因。

▶▶ 电子档案的自身优点

电子档案本身具有存储较容易、便于传输和流动、档案信息更丰富等特点，可以有效节省空间、快速查找传递，为组织减少管理成本和人工成本。

▶▶ 促进信息共享，最大化档案价值

推动电子档案管理，可以有效沉淀档案信息资产，提高信息管理和使用能力；同时推动信息资源在组织内的转化与共享，最大化发挥档案内容的价值，实现内容管理到知识应用的提升。

▶▶ 加快数字化转型，推动现代化管理

推动电子档案管理，可以通过档案的在线化管理，有效提高组织档案工作效率，进而推动组织服务和管理的优化，在加快数字化转型的步伐的同时，也进一步提高组织现代化管理水平。

智能化系统保驾护航，

电子档案管理合规高效

推动电子档案管理，就是要通过电子档案管理系统等技术手段，并遵循严密的管理制度，对电子文件进行收集、归档、利用和长期保存，并保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性。

但对包括机关、企事业单位等大多数组织来说，现阶段由于系统和技术缺乏、不成熟或者衔接不畅，以及档案全流程管理经验不足等问题，难以保证电子文件完整、准确、高效归档，更不用说长期安全保存和价值最大化利用。

▶▶ 银雁科技综合档案管理解决方案

▏银雁科技综合档案管理系统

是一套集档案采集、档案管理、档案存储、档案利用于一体的综合档案管理软件。该系统可实现对电子档案及实体档案的数字化管理。

系统利用现代信息技术搭建数字化、智能化的信息服务平台，有效收集和存储组织信息资源，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和组织信息化建设的需要。

『功能覆盖齐全』

系统遵循国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》，并结合机关、企事业单位等组织的现实诉求，全方位支持标准数据集成、电子档案收集、整理、鉴定、管理、利用、统计、备份、保护、销毁等多功能需求，全程实现电子档案的智能化、自动化管理。

系统功能设计：

『系统三大优势』

01.符合国家规范

系统功能各项均符合国家数字档案室测评指标。

02.支持全流程自定义四性检测

全流程各环节支持电子档案四性（真实性、完整性、可用性、安全性）检测，并支持自定义灵活配置检测。

03.开放性、集成性、灵活性、可靠性

·开放性

系统充分考虑未来在硬件、功能、应用、集成等方面的开放性。

· 集成性

每个业务模块或功能组件能够独立部署运行，实现系统的平滑升级。

·灵活性

系统可对档案类型、业务模式等进行自定义。

·可靠性

通过电子签名、加密传输、加密保存等方式，保证档案数据的安全。

如今，随着档案电子化趋势不断加强，有效管理电子档案，也对各组织提出了更高的要求。

作为国内文档服务专家，银雁科技深耕文档管理二十余年，凭借自身在科技服务数字化基础设施方面的技术和经验，推出智能化综合档案管理系统解决方案，提供包括电子档案管理在内的全生命周期数字化档案管理服务，助力组织实现电子文件完整归档、科学管理、安全长期保存和有效利用。