新闻资讯
2022/04/14
文档外包服务存在着一定的风险，比如说来自中介的风险、单位自身的风险和市场的风险等等，所以在现在文档外包时需要注意以下的事项。
一、资质与规模
企业在选择与自己合作的外包公司时需要一定的标准，建立必要的门槛，从而保证文档安全。首先要考察公司的资质，很多企业在选择文档外包公司时，只审核基本资料，比如工商登记证书、税务登记证，稍微重视文档管理的企业会查看当地文档管理局的备案登记证，然而这些是远远不够的，还要重点考察承包单位的内部管理机制，是否能够全面保证文档的实体安全和信息安全。
二、库房装具设施，即文档的存放环境
能否提供足够的库房,最大限度地保护文档的安全与完整，保证寄存的文档不丢失、不缺少、不损毁、不泄密，安全第一，这是需求方的寄存文档的首要前提。文档寄存是否配备有文档密集架、专用文档保管箱、温湿度控制及防光防尘防虫防火等设施，是否具有监控录像系统、报警系统设备以及24小时专人值守等。
三、寄存服务提供方管理团队的服务能力
管理团队的服务能力是保证需求方的文档寄存服务是否完美无缺，文档利用是否及时准确快捷，文档存放是否安全的重要保证。服务能力分为基本服务能力和特定服务能力。
以上就是文档外包服务需要注意的事项了，还有是否需要提供方对寄存文档进行文档整理、文档消毒、数字化、录入文档系统等更进一步的服务。
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