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2022/07/28
随着企业的不不断发展，企业的档案数量也随之增加，越来越多的文书档案数量也导致了企业不得不花更多的精力在整理档案上，这样成本就会很高，相比之下文书档案进行外包的话会大大降低企业对档案管理人员的需求和降低成本等。那么在进行文书档案外包时需要注意哪些事项呢？下面就跟着银雁科技一起来了解一下吧！
1、基本要求
档案管理外包服务管理体系完善，合规管理良好、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理水平。
2、法规/标准要求
符合国家有关政策，严格按照国家有关档案工作的法律、法规和业务标准开展档案寄存服务，规范化、专业化、必要时可在招标文件中列出相关制度、标准名称和编号。
3、档案存储环境的要求
档案专用仓库可提供足够的存储空间，硬件设施条件必须满足档案要求“八防”质量和标准应符合要求《档案馆建筑设计规范》和《中华人民共和国档案法》的要求。《中华人民共和国档案法实施办法》关于档案仓库建设和管理的有关规定。
4、档案仓库安全要求
全方位的安全系统.人工执勤24小时.中央闭路电视监控.动态监控系统.电子门禁系统等。
5、档案信息保密要求
这一点非常重要。寄存服务提供商必须与员工签订保密协议或承诺，以确保员工在任职或离职时保持保守的国家秘密.需求方企业的商业秘密。员工违反保密协议的，存储服务提供商应当承担连带责任。未经需求方事先书面许可，存储服务提供商不得向任何第三方披露存储需求方档案（包括其他秘密或敏感信息）或保留需求方档案（包括副本）；国家司法机关、国家行政机关依法要求披露档案的，应当立即通知档案寄存方。
6、提供使用环节的服务要求
查阅文件方便、快速、安全、规范；使用提供商提供自己的特殊文件交付车辆，及时、安全地提供各种文件交付服务；指文件提交授权人，确保文件安全。
以上就是文书档案外包时需要注意的问题了。相信随着相关法律法规的完善和行业发展的日趋成熟，档案业务外包服务将在企业的档案管理中发挥越来越大的作用。
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