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2022/04/07
现如今很多企业都会面临着日益增长的档案数量，越来越多的档案数量，导致企业不得不花费大量时间来整理，也要花费大量的金钱来租借档案场地和聘请档案专业人员。因此很多企业在比较之下选择将商业档案的存储放在专门提供档案服务的企业。
一、公司规模
即考察公司的注册资金、员工规模、经营范围等情况。所以应要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技公司进行外包。如银雁科技档案外包服务，相对来说这类公司有一定基础与规模，公司从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时一般不会粗制滥造，加工质量和售后服务也相对的有保障。
二、业务能力
即考察公司是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。因此从档案保护、信息保密、加工质量等多方面进行考虑，最好就是选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。
三、技术状况
即考察公司是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不算太高，一般的科技服务公司都有相应的计算机能力承揽这项加工业务。与此同时他们也都具备加工必须的硬件设备、网络配置、软件平台。
但是光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从档案加工之前的处理到档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每一个环节都有特定的技术指标与规范要求。
四、管理水平
了解外包公司的数字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看管理人员项目经理的实际管理能力如何。一般情况下档案数字化加工采用的是本地化加工方式，意思就是档案所在单位指定的场所来进行加工。加工过程中的管理工作由项目经理全权负责，因此项目经理的管理水平高低对加工质量的好坏起着决定性的作用。而外包公司的整体管理水平也充分体现在项目经理的管理水平上。
五、反馈信息
即通过用户反馈的信息来判断外包公司的数字化加工工作成效。众所周知外包公司为了获取订单，通常都会绞尽脑汁在宣传方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透过现象看清楚本质，深入了解档案外包服务公司的真实加工状况，还得倾听来自用户方的真实感受。
企业的档案部门根据用户反馈的意见，结合其它考察内容，综合评价外包公司的数字化服务质量，最终来决定档案是否委托外包。
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