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2022/04/12
在我们的潜意识里对档案管理就是把历史存在的文件、资料都统一分类保管起来，但是如今档案的作用不仅仅是为了维护组织历史真实面貌，档案作为组织内部最为规范化的知识资产，它的作用应该是可以提供重复利用、促进改善，有治理效能，从而实现提高组织核心竞争力、促进创新的目的。
一、档案的采集与形成
首先系统应该提供多样化的档案采集方法，让组织可以灵活化地采用分散式或集中式的档案采集方法。在如今自动化程度越来越高的信息化管理中，通过接口程序，可以实现业务系统与档案管理系统的数据交换，对应的归档工作即可省去重复录入、上传等，
需要手工处理的繁琐操作，直接可采用归档编辑工具，实现综合档案的录入、纸质文件的扫描、电子文件的引入、档案条目的批量录入、批量修改、归档、表格打印等，在一个界面上，即可实现从文件到档案的全过程。
二、档案的共享与利用
档案的利用离不开借阅与归还，包括实体文件的出入库与电子文件的借阅。
1、档案的借用申请：提供工作流程功能，可用于例如档案的传送、移交、借用申请等，能起到缓解业务的压力以及提高业务效率。
2、档案的借阅与归还：提供专用的借阅与归还模块，其功能就像图书馆的借、还书登记一样，还提供对应的统计报表，有效记录档案利用信息。
3、档案的份数管理：提供的档案借阅管理，已深入照顾到一式多份的文档，对存在的每一份文档，都可实施借阅。
银雁科技有一套可以涵盖到档案全生命周期管理解决方案的系统，它能使组织的档案管理水平，快速上升到知识管理的高度，并使档案具备知识资产的属性，为档案资料的共享与利用提供便利。
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